Главная - Таможенное право - Отчет по командировке расходы

Отчет по командировке расходы


отчет по командировке расходы

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, УФНС России по г.

Отчет по командировке расходы

Вниманиеattention
Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работникустатьи 167, 168 ТК РФ.

Расчет командировочных расходов будет выглядеть несколько иначе.

1. В разделе 2 будет указана иная сумма полученного аванса:

2.


19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 85 000,00 руб.

2. Таблица в разделе 3 «Данные о покупке-продаже иностранной валюты» будет выглядеть так:

3. В таблице 4 «Данные о расходах» добавится строка для учета разницы из-за потери на курсе, а также изменятся рублевые значения суммы расходов на оплату проживания в гостинице, суточных и итоговой суммы:

4.
В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.Содержание журнала № 15 за 2014 г.

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги).

Важноimportant
И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте.

Бухгалтеру этот отчет нужно проверитьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. А порой вообще приходится заполнять отчет за работника.


Посмотрим, как все правильно оформить.

Серия и номер печатаются типографским способом.

Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.).
Форма служебной записки не приведена в положении № 749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя.

Напомним, что ранее цель командировки прописывалась отдельно в служебном задании (образец приказа).

Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Минтруд России подготовил проект приказа об отмене форм жур­налов командировок (размещен на сайте www.regulation.gov.ru). Однако на момент выхода статьи из печати проект об отмене не утвержден.
Поэтому журналы для учета командированных работников следует по-прежнему вести, иначе на организацию может быть наложен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

II этап.

В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (образец служебной записки).

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Поскольку постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопрос по поводу документа, в котором бы отражались цели командировки.

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ль­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплатыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135. Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте.

Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок ведения кассовых операций (утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которому авансовый отчет не относится.

Таким образом, форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п.
2 ст.

Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре.

Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организациейп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужноч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; п.

Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки (см. образец приказа на с. 123). Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей (например, не смог заключить договор с контрагентом и пр.), работодатель обязан ему возместить командировочные расходы (ст.

168 ТК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду.

3.

Инфоinfo
Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

№ п/п Подтверждающий документ Вид расхода Расходы дата наименование номер руб.


евро курс пересчета 1 2 3 4 5 6 7 8 1 19.05.2014 Справка банка В-548 Комиссия банка за обмен рублей на евро 120,00 — — 2 20.05.2014 Билеты на поезд 45872645, 45872646 Железнодорожные билеты Тверь — Москва и Москва — Тверь 3 200,00 — — 3 20.05.2014 Чек ККТ 689 Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) 50,00 — — 4 20.05.2014 Билет 5473265 Билет на аэроэкспресс до аэропорта 400,00 — — 5 20.05.2014 Авиабилет 670203757 Авиабилет Москва — Берлин 7 900,00 — — 6 20.05.2014 Билет 50268753 Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass» 1 440,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты).
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).

И, пренебрегая этими правилами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г.

9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

№ Показатель Сумма, руб. 1 Общая сумма суточных в рублях (450 руб. + 22 190,93 руб.) 22 640,93 2 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 2500 руб/день, — за 7 дней нахождения в командировке за границей (2500 руб. х 7 дней) 17 500,00 3 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 700 руб/день, — за 1 дней нахождения в командировке по России (700 руб. х 1 дней) 700,00 4 Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ (строка 2 + строка 3) 18 200,00 5 Сумма суточных, облагаемых НДФЛ (строка 1 – строка 4) 4 440,93

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб.

АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“» данный документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11 положения № 749).

При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс — 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи.

А55-6762/2014, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 № А33-1018/2013).

Как отмечено в решении Арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013, производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации, исходя из следующего:

— работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.

Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки.

А поэтому должны облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Кроме того, выплаченные подотчетному лицу деньги при отсутствии доказательств их расходования подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Эта позиция была озвучена Президиумом ВАС (постановление от 05.03.2013 № 13510/12) и доведена налоговыми органами до нижестоящих инспекций (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Следует отметить, что арбитражные суды взяли на вооружение позицию Президиума ВАС РФ и в случае непредставления документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, поддерживают требования налоговых органов о включении неподтвержденных расходов в налоговую базу по НДФЛ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *